Le métier de Cécile, Assistante Affaires chez Ossabois
Rattachée à la Responsable Administrative & Opérations (N+1) et au Directeur Travaux (N+2), Cécile accompagne la réalisation des projets de la signature commerciale du contrat jusqu’à la passation au service après vente.
Dans le cadre de ses missions, Cécile s’occupe de gérer les contrats de sous-traitance avec les différents prestataires. Elle met en place le contrat, s’assure du suivi des factures et a la charge d’effectuer la déclaration au maître d’ouvrage.
Chaque fin de mois, elle procède à la facturation du maître d’ouvrage et établit une situation de travaux.
Elle est chargée du traitement du courrier, qu’il s’agisse du courrier envoyé en réponse au bureau de contrôle, aux différents clients et aux sous-traitants, ou bien de son archivage et de son classement.
Elle effectue la saisie des demandes, pour la location du matériel par exemple, et est à l’origine des commandes comptoir.
L’élaboration du dossier des ouvrages exécutés (DOE) lui incombe, et elle a la charge de l’attestation du traitement du bois.
En qualité d’Assistante Affaires, elle intervient aussi sur les questions de performances thermique et énergétique du bâtiment : d’une part en veillant au passage du test de perméabilité à l’air, qui détermine la conformité du logement aux exigences thermiques ; d’autre part en procédant à l’accomplissement du diagnostic de performance énergétique.
Enfin, au terme du projet, Cécile établit le décompte général définitif (DGD).
En tant qu’Assistante Affaires, ses principaux interlocuteurs, tout au long du projet, sont les Conducteurs de travaux, les Conducteurs de travaux principaux, les Responsables d’opérations, le service juridique, le Service comptabilité et le Service Achats, en particulier pour l’obtention des attestations de traitement ou des fiches produits.
Sa plus grande responsabilité entre dans le champ de la conformité car Cécile doit en permanence s’assurer que personne, y compris parmi les sous-traitants, n’intervienne sur le chantier sans déclaration.
Les qualités de Cécile, Assistante Affaires chez Ossabois
Dans l’accomplissement quotidien de son métier d’Assistante Affaires, Cécile sait se montrer polyvalente et réactive. Elle affiche une réelle maîtrise des logiciels Word et Excel du
Pack Office, ainsi que du logiciel de commande, Divalto.
Après un BTS assistante de gestion PME/PMI, j’ai suivi une année de spécialisation en import-export. A l’issue de cette formation, j’ai décroché un premier emploi en CDI, en tant qu'Assistante Administrative et Commerciale dans le domaine du prêt-à-porter. J’ai rejoint Ossabois en 2006 en tant que standardiste. J’ai très vite été convaincue par son approche responsable de la construction. D’ailleurs, en un peu plus de 15 ans, j’ai vu le modulaire 3D bois prendre sa place aux côtés de la construction 2D. Capable de réels choix stratégique, Ossabois a démontré qu’elle était une entreprise porteuse, qui présente pour des profils comme le mien de multiples possibilités d’évolution. La preuve : entrée simple standardiste, je suis devenue Assistante Commerciale avant d’arriver au poste que j’occupe maintenant : Assistante Affaires au service travaux. Et le plus formidable, c’est qu’aucune journée ne se ressemble, tellement c’est prenant !
Une journée avec Cécile, Assistante Affaires chez Ossabois
Début de journée
Cécile consulte ses mails pour voir quelles sont les urgences de la journée.
10h
Cécile fait un point administratif avec le Directeur Travaux.
14h
En début d’après-midi, elle s’attache au suivi des lettres recommandées.
16h
Cécile prépare ensuite un contrat de sous-traitance.
Fin de journée
Elle se rend à la réunion organisée avec le Responsable d’Opérations pour prendre connaissance d’un nouveau dossier. Ensemble, ils passent en revue l’ensemble des points déterminants du dossier : profil du client, nature du projet…