Quel est le rôle d’un·e Assistant·e Affaires ?
Le rôle d’un·e Assistant·e Affaires est d’accompagner la réalisation des projets de la signature commerciale du contrat jusqu’à la passation au service après-vente. Il·elle est rattaché·e à la Responsable Administrative & Opérations (N+1) et au/à la Directeur·rice Travaux (N+2).
Dans le cadre de son rôle, l’Assistant·e Affaires s’occupe de gérer les contrats de sous-traitance avec les différents prestataires. Il·elle met en place le contrat, s’assure du suivi des factures et a la charge d’effectuer la déclaration au maître d’ouvrage.
Les principaux interlocuteurs de l’Assistant·e Affaires, tout au long du projet, sont les Conducteurs·rices de travaux, les Conducteurs·rices de travaux principaux·ales, les Responsables d’opérations, le Service juridique, le Service comptabilité et le Service Achats, en particulier pour l’obtention des attestations de traitement ou des fiches produits.
Quels sont les missions d’un·e Assistant·e Affaires ?
- Chaque fin de mois, ilelle procède à la facturation du maître d’ouvrage et établit une situation de travaux.
- Ilelle est chargé·e du traitement du courrier, qu’il s’agisse du courrier envoyé en réponse au bureau de contrôle, aux différents clients et aux sous-traitants, ou bien de son archivage et de son classement.
- L’Assistant·e Affaires effectue la saisie des demandes, pour la location du matériel par exemple, et est à l’origine des commandes comptoir.
- L’élaboration du dossier des ouvrages exécutés (DOE) lui incombe, et il·elle a la charge de l’attestation du traitement du bois.
- En qualité d’Assistant·e Affaires, il·elle intervient aussi sur les questions de performances thermique et énergétique du bâtiment : d’une part en veillant au passage du test de perméabilité à l’air, qui détermine la conformité du logement aux exigences thermiques ; d’autre part en procédant à l’accomplissement du diagnostic de performance énergétique.
- Enfin, au terme du projet, il·elle établit le décompte général définitif (DGD).
- Sa plus grande responsabilité entre dans le champ de la conformité car l’Assistant·e Affaires doit en permanence s’assurer que personne, y compris parmi les sous-traitants, n’intervienne sur le chantier sans déclaration.
Quels sont les compétences et qualités d’un·e Assistant·e Affaires ?
Dans l’accomplissement quotidien de son métier, l’Assistant·e Affaires sait se montrer polyvalent·e et réactif·ve. Il·elle affiche une réelle maîtrise des logiciels Word et Excel du Pack Office, ainsi que du logiciel de commande, Divalto.
Comment devenir Assistant·e Affaires chez Ossabois et quels sont les débouchés possibles ?
Plusieurs parcours de formation ouvrent les portes vers le métier d’Assistant·e Affaires, offrant ainsi diverses perspectives d’évolution. Les formations administratives demeurent les voies les plus empruntées pour accéder à ce poste, avec comme opportunité d’évolution la plus courante le rôle de Responsable Assistant·e Affaires.
Cécile, Assistante Affaires chez Ossabois
Après un BTS assistante de gestion PME/PMI, j’ai suivi une année de spécialisation en import-export. A l’issue de cette formation, j’ai décroché un premier emploi en CDI, en tant qu'Assistante Administrative et Commerciale dans le domaine du prêt-à-porter. J’ai rejoint Ossabois en 2006 en tant que standardiste. J’ai très vite été convaincue par son approche responsable de la construction. D’ailleurs, en un peu plus de 15 ans, j’ai vu le modulaire 3D bois prendre sa place aux côtés de la construction 2D. Capable de réels choix stratégiques, Ossabois a démontré qu’elle était une entreprise porteuse, qui présente pour des profils comme le mien de multiples possibilités d’évolution. La preuve : comme standardiste, je suis devenue Assistante Commerciale avant d’arriver au poste que j’occupe maintenant : Assistante Affaires au service travaux. Et le plus formidable, c’est qu’aucune journée ne se ressemble, tellement c’est prenant !
Une journée dans la vie de Cécile, Assistante Affaires chez Ossabois
Début de journée
Cécile consulte ses mails pour voir quelles sont les urgences de la journée.
10h
Cécile fait un point administratif avec le Directeur Travaux.
14h
En début d’après-midi, elle s’attache au suivi des lettres recommandées.
16h
Cécile prépare ensuite un contrat de sous-traitance.
Fin de journée
Elle se rend à la réunion organisée avec le Responsable d’Opérations pour prendre connaissance d’un nouveau dossier. Ensemble, ils passent en revue l’ensemble des points déterminants du dossier : profil du client, nature du projet…